Ιδιοκτήτης Dance Studio | Απρίλιος 2024

Καθίσαμε αυτήν την εβδομάδα με ClassJuggler Dance Ο Jon Koerber να του ρωτήσει τι θα πρέπει να λάβουν υπόψη οι ιδιοκτήτες στούντιο όταν συζητούν εάν είναι σωστή η στιγμή να αγοράσουν και να δημιουργήσουν λογισμικό στούντιο χορού για να τους βοηθήσουν να διευθύνουν την επιχείρησή τους.

Δεδομένου ότι είστε ο Πρόεδρος μιας εταιρείας που παρέχει διαδικτυακό λογισμικό, δεν θα θέλατε πάντα πείτε 'Τώρα είναι η ώρα!';

' Μπορεί να εκπλαγείτε να το ακούσετε, αλλά, όχι, τώρα μπορεί δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε ένα προϊόν λογισμικού για να σας βοηθήσουμε να διαχειριστείτε τη χορευτική σας επιχείρηση. '

Και πάλι, μπορεί να είναι η κατάλληλη στιγμή;

'Φυσικά! Στην πραγματικότητα, πιθανώς. Αλλά, για να γνωρίζω σίγουρα, νομίζω ότι υπάρχουν τουλάχιστον πέντε σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνουν οι ιδιοκτήτες ή οι διευθυντές του στούντιο χορού. Για αρχάριους, θα πρέπει να ρωτήσετε, 'Η επιχείρησή μου γίνεται πολύ μεγάλη για να διαχειριστεί χειροκίνητα;' '

Υποθέτω ότι εννοείτε, πόσους μαθητές χρειάζομαι προτού να έχει νόημα να αρχίσω να διαχειρίζομαι το στούντιο χορού μου με λογισμικό;

«Βασικά, ναι. Για να απαντήσουμε, ας ξεκινήσουμε με μια αναλογία. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ράψετε τη δική σας στολή που δεν χρειάζεται να αποκτήσετε και να χειριστείτε έναν μύλο κλωστοϋφαντουργίας, σωστά; Φυσικά και όχι. Μια απλή ραπτομηχανή είναι το πιο πιθανό που θα χρειαστείτε. Αλλά αν θέλετε να ράψετε εκατό είδη ένδυσης κάθε εβδομάδα, ότι η απλή ραπτομηχανή μπορεί να μην ανταποκρίνεται στην εργασία ή η διαδικασία μπορεί να είναι πολύ αργή σε μια ραπτομηχανή ποιότητας καταναλωτή σε σύγκριση με την αποτελεσματικότητα που θα λάβετε από ένα εμπορικό, μηχανογραφημένο κλωστοϋφαντουργικό σύστημα.

Ομοίως, με το στούντιο σας, εάν μόλις ξεκινήσετε, ή σκοπίμως διατηρείτε τη σχολή χορού σας πολύ μικρή - ας πούμε, με λιγότερους από 30 μαθητές - θα υπάρχει ένα όριο στις αποδοτικές δυνατότητες που μπορείτε να αποκτήσετε από την ύπαρξη λογισμικού για τη διαχείριση προγραμματισμού, τήρησης βιβλίων και μαθητές καταγράφει, επειδή ακόμη και το πιο απλό και καλύτερο λογισμικό προγραμματισμού μπορεί να είναι υπερβολικό εάν η εγγραφή σας είναι μικρή ή εκτελείτε πολύ περιορισμένο αριθμό μαθημάτων κάθε εβδομάδα - όπως δεν χρειάζεστε ένα εργοστάσιο για να φτιάξετε ένα φόρεμα. Αλλά όταν η εγγραφή σας αρχίζει να φτάνει σε 40, 50 ή 100 μαθητές ή αρχίζετε να προσθέτετε μαθήματα και εκπαιδευτές, προσκολλώντας αυτά τα υπολογιστικά φύλλα, κολλώδεις σημειώσεις και άλλα διάφορα εργαλεία που ξεκινήσατε να χρησιμοποιείτε όταν ανοίξατε για πρώτη φορά τις πόρτες σας, θα εμποδίσετε την ανάπτυξή σας παρά βοήθησε το.'

Τζον Κόερμπε.

κρίνο μαργαριτάρι μαύρη εποχή

Τότε πώς μπορώ Λέω όταν το σχολείο μου είναι αρκετά μεγάλο που έχει νόημα να επενδύσω σε λογισμικό στούντιο χορού;

«Δεν υπάρχει καθόλου μαγικός αριθμός μαθητών ή τάξεων. Όμως, καθώς ο αριθμός των μαθητών σας και ο αριθμός των μαθημάτων αρχίζουν να αυξάνονται, θα γνωρίζετε πριν από οποιονδήποτε όταν αρχίζετε να αισθάνεστε ενοχλημένοι από όλη τη διοίκηση της επιχείρησης και ξοδεύετε λιγότερο χρόνο για να κάνετε αυτό που αγαπάτε - διδάσκοντας χορό. Για ένα αναπτυσσόμενο σχολείο, η αποτελεσματικότητα που κερδίζετε από τη δημιουργία και τη λειτουργία λογισμικού διαχείρισης στούντιο θα γίνει εμφανής και το λογισμικό θα πληρώσει γρήγορα για τον εαυτό του από τη στιγμή που θα εξοικονομήσετε. '

Και, φυσικά, θα υπάρξει κάποιος χρόνος εγκατάστασης, προσπαθώντας να μάθει το λογισμικό και κάτι τέτοιο;

'Φυσικά. Και οι ανάγκες όλων και οι ταχύτητες μάθησης είναι διαφορετικές. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος λογισμικού που επιλέγετε έχει ισχυρή εκπαίδευση πελατών και φήμη υποστήριξης - και ανταποκρίνεται γρήγορα στις κλήσεις και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά στην επιτυχία ή την αποτυχία όταν επιλέγετε να εφαρμόσετε λογισμικό διαχείρισης!

Αλλά έχουμε δει ότι, ακόμη και για τους ιδιοκτήτες ή τους διευθυντές του στούντιο χορού που πιστεύουν ότι δεν είναι εξοικειωμένοι με τον υπολογιστή, βρίσκουν γρήγορα αναμφισβήτητα την εξοικονόμηση χρόνου και την εξοικονόμηση κόστους. Σκεφτείτε τι έχουν πει ορισμένοι ιδιοκτήτες στούντιο για την αποτελεσματικότητα που έχουν συνειδητοποιήσει μόλις άρχισαν να χρησιμοποιούν τη δική μας. Για παράδειγμα, ένας ιδιοκτήτης στούντιο μας είπε ότι η μηνιαία χρέωσή τους, η οποία προηγουμένως χρειάστηκε ημέρες, τώρα δεν χρειάζεται καθόλου χρόνο, επειδή οι πελάτες τους μπορούν να δουν και ακόμη και να πληρώσουν το υπόλοιπό τους μέσω της Πύλης Πελατών μας. Και ένα από τα αγαπημένα μου είναι πώς ένας άλλος πελάτης κοινοποίησε ότι οι καθυστερημένες πληρωμές της έχουν μειωθεί κατά 95% από την εφαρμογή του διαδικτυακού μας συστήματος πληρωμών. '

Ποια είναι η δεύτερη ερώτηση που πρέπει να κάνω ως ιδιοκτήτης στούντιο;

«Ρωτήστε τον εαυτό σας,« Το εισόδημα που δημιουργεί το στούντιο μου δικαιολογεί το κόστος της επένδυσης σε μια λύση επιχειρηματικού λογισμικού; »Αναμφίβολα ορισμένοι από τους αναγνώστες σας έχουν ακούσει τον όρο« ανάλυση κόστους-οφέλους ». Όταν πρόκειται για την αγορά λογισμικού διαχείρισης επιχειρήσεων για το στούντιο σας, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να προσδιορίσετε εάν το μηνιαίο κόστος του λογισμικού θα μειώσει επαρκώς το κόστος των τρεχουσών αναποτελεσματικών της επιχείρησής σας εάν επρόκειτο να συνεχίσετε να κάνετε πράγματα χειροκίνητα και όχι να επωφεληθείτε από την αποτελεσματικότητα και γνώση που θα κερδίσετε από τη χρήση ενός ισχυρού εργαλείου διαχείρισης επιχειρήσεων. '

Σίγουρα, ο χρόνος είναι χρήμα, όπως όλοι γνωρίζουμε. Αλλά πώς συνιστούμε να κάνετε μια ανάλυση κόστους-οφέλους;

εργασία ΗΠΑ

'Υπολογίστε το χρόνο που εσείς και το προσωπικό σας ξοδεύετε επί του παρόντος κάθε μήνα, παρακολουθώντας τα έσοδα και τα έξοδα, συγκεντρώνοντας μηνιαίες ή τριμηνιαίες αναφορές για το εισόδημα, το εξωτερικό, την παρουσία, την ανάπτυξη των επιχειρήσεων και άλλα, καθώς και τον χρόνο διαχείρισης πελατών (εγγραφή, χρέωση, πληρωμές) - βασικά, όλα αυτά λειτουργίες που κάνετε χειροκίνητα που μπορούν να αυτοματοποιηθούν με λογισμικό. Πολλαπλασιάστε αυτό με την ωριαία τιμή που πληρώνετε στο προσωπικό που κάνει αυτήν την εργασία ή την αξία του χρόνου σας. Στη συνέχεια, έχετε ένα σταθερό ποσό δολαρίου για σύγκριση με το κόστος λογισμικού. Τα τρέχοντα μηνιαία έξοδά σας θα είναι σχεδόν σίγουρα πολύ περισσότερα από το μηνιαίο κόστος του λογισμικού. Με το σωστό λογισμικό στούντιο χορού, όλες αυτές οι μηνιαίες διοικητικές εργασίες μπορούν να γίνουν σε δευτερόλεπτα ή λεπτά αντί για ώρες ή μπορούν να γίνουν από τους ίδιους τους πελάτες. '

Ποια είναι η τρίτη ερώτηση που πρέπει να κάνω;

«Η τρίτη ερώτηση είναι μια ερώτηση που φυσικά θα σκεφτείτε αφού κάνετε μια ανάλυση κόστους-οφέλους:« Το επιχειρηματικό λογισμικό με βάση την τάξη που επιλέγω θα προσφέρει τις απαραίτητες αποδόσεις; »Για να απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση, θα πρέπει να αποφασίστε ποιες βασικές δυνατότητες χρειάζεστε για να ταιριάξετε το λογισμικό με την επιχείρησή σας. Θα ήθελα να πω στους ιδιοκτήτες στούντιο να επικεντρωθούν στα πέντε κορυφαία που πρέπει να έχουν κατά την αξιολόγηση του λογισμικού, έτσι ώστε να μην μπλοκάρουν με τη λήψη αποφάσεων σχετικά με χαρακτηριστικά ή λειτουργίες που δεν προσφέρουν μεγάλη αξία η επιχείρηση. Ξοδεύει λιγότερο χρόνο με τη λογιστική; Επιτάχυνση της διαχείρισης λογαριασμού πελατών; Κερδίζετε τη δυνατότητα γρήγορης εκτέλεσης αναφορών κατάστασης σχετικά με τη χρέωση; Αποστολή 300 κειμένων ρομπότ για κλείσιμο ή αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους γονείς της Πέμπτης τάξης; Ίσως ενδυναμώνει τους πελάτες να κάνουν τα ίδια τα πράγματα που κάνει τώρα το προσωπικό σας, όπως να εγγραφείτε ως πελάτης, να εγγραφείτε σε μια τάξη ή να πληρώσετε για τα μαθήματά τους στο διαδίκτυο; Η απόκτηση της ικανότητας για τους εκπαιδευτές σας να παρακολουθούν και να παρακολουθούν τις ώρες τους στο smartphone τους χρησιμοποιώντας το Staff Portal μας μπορεί να είναι νικητής! Παίρνετε την ιδέα να προσδιορίσετε τις κορυφαίες ανάγκες της επιχείρησής σας που πρέπει να είναι σε θέση να σας βοηθήσει μια λύση λογισμικού. Και, στη συνέχεια, προαιρετικά, δημιουργήστε μια λίστα με 'ωραία που πρέπει να έχετε' - λειτουργίες που μπορεί να προσφέρει ένα προϊόν λογισμικού που θα ήταν βολικό, αλλά ενδέχεται να μην είναι παράνομος διαπραγμάτευσης. Ο διαχωρισμός της λίστας σας σε ανάγκες έναντι επιθυμιών θα σας βοηθήσει να επιλέξετε το σωστό προϊόν. '

Οποιεσδήποτε προτάσεις σχετικά με τον καλύτερο τρόπο για να βεβαιωθείτε ότι παραθέτω όλες τις δυνατότητες που με ενδιαφέρουν, καθώς ίσως να μην ξέρω τι είναι ικανό το λογισμικό;

'Σίγουρος. Ρίξτε μια ματιά στον ανεξάρτητο ιστότοπος σύγκρισης λογισμικού στούντιο χορού, Capterra . Η υπηρεσία συγκρίνει περισσότερα από 70 προϊόντα λογισμικού ειδικά για τις ανάγκες των στούντιο χορού. Ωστόσο, ορισμένες από αυτές τις λύσεις λογισμικού προσφέρουν μόνο μία ή δύο δυνατότητες διαχείρισης επιχειρήσεων, όπως απλώς τήρηση βιβλίων ή απλώς προγραμματισμό τάξεων. Λοιπόν, εδώ είναι το τέχνασμα: χρησιμοποιήστε το εργαλείο λίστας ελέγχου 'Φιλτράρισμα αποτελεσμάτων' της σύγκρισης προϊόντων Capterra, το οποίο θα δείτε στην αριστερή στήλη. Απλώς ελέγξτε οποιοδήποτε από τα στοιχεία της λίστας που είναι σημαντικά για εσάς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή 'Εφαρμογή φίλτρων'. Θα συντομεύσει τη λίστα των ανταγωνιστών σε αυτούς που έχουν τα χαρακτηριστικά που αναζητάτε. '

Και το τέταρτο ερώτημα που πρέπει να κάνω;

σθένος

«Το τέταρτο ερώτημα είναι απλώς αυτό:« Τι πιστεύουν οι άλλοι για αυτό το συγκεκριμένο λογισμικό που βλέπω; »Δύο καλοί πόροι για να λάβουν την απάντηση σε αυτό είναι Λίστα λογισμικού της σχολής χορού του Serchen ή Η λίστα της Capterra . Σημειώστε τις συνολικές βαθμολογίες τους από πελάτες (και οι δύο ιστότοποι χρησιμοποιούν κλίμακα πέντε βαθμών) και περιηγηθείτε στις ίδιες τις κριτικές, ακριβώς όπως θα θέλατε αν θέλατε να αγοράσετε ένα προϊόν στο Amazon. Και, όπως και οι κριτικές πελατών της Amazon, αναζητήστε τι πλέον από αυτούς λένε, καθώς θα υπάρχουν πάντα περίεργα εκεί - ένας κριτικός που μισεί ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό που αγαπούν 50 άλλοι ιδιοκτήτες. Ωστόσο, τέτοιες λίστες είναι εξαιρετικά πολύτιμες για την επιλογή του καλύτερου λογισμικού για την κάλυψη των αναγκών του στούντιο χορού σας. '

Που οδηγεί στο πέμπτο ερώτημα που πρέπει προς το…

'' Έχω χρόνο να το κάνω αυτό; 'Είμαι βέβαιος ότι οποιοσδήποτε ιδιοκτήτης στούντιο χορού προσπαθεί να αποφασίσει αν θα αγοράσει ή όχι το αναρωτιέται ήδη. Ας το παραδεχτούμε, αναλύοντας εάν ο συγχρονισμός είναι σωστός, επιλέγοντας τον σωστό πάροχο και, στη συνέχεια, η εγκατάσταση του λογισμικού για να λειτουργεί για την επιχείρησή σας θα χρειαστεί λίγος χρόνος. Αλλά αν ένας ιδιοκτήτης ή διευθυντής ενός στούντιο χορού αισθάνεται ότι απλά δεν έχει το χρόνο να κάνει αυτή τη δουλειά, είναι στην πραγματικότητα καλύτερος δείκτης ότι δεν διευθύνουν την επιχείρησή τους, αλλά ότι η επιχείρησή τους τις εκτελεί! Αυτή είναι ακριβώς η ώρα να κάνετε το άλμα στη χρήση λογισμικού διαχείρισης στούντιο. Γνωρίζω τον ιδιοκτήτη μιας επιχείρησης που βασίζεται στην τάξη στην περιοχή του Σιάτλ που προσπαθεί ακόμα να λειτουργήσει χωρίς κανένα λογισμικό διαχείρισης, παρά το γεγονός ότι έχουν πάνω από χίλιους μαθητές. Ήταν ένας εφιάλτης και ένας ακριβός. Έπρεπε να προσλάβει περισσότερους υπαλλήλους ανά μαθητή από οποιαδήποτε άλλη επιχείρηση που ξέρω. Προφανώς, ξοδεύει πολύ περισσότερα ανά μήνα στη μισθοδοσία, τότε θα πληρώνει ποτέ για λογισμικό μηνιαίως.

Και, ναι, ενώ η έρευνα για να επιλέξετε τον σωστό πάροχο λογισμικού απαιτεί χρόνο, κάτι τέτοιο μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλά χρήματα αργότερα. Είναι σημαντικό να κάνετε μια έξυπνη επιλογή για την αρχική αγορά λογισμικού, επειδή, ενώ μπορείτε πάντα να αλλάξετε αργότερα, η εργασία που συνεπάγεται κάτι τέτοιο μπορεί να είναι τρομακτική. '

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το ClassJuggler Dance, επισκεφθείτε τη διεύθυνση www.danceclassjuggler.com .